Halo semuanya! Kita semua pernah mengalami situasi dimana email keluhan kita tidak mendapat respon yang diinginkan atau tidak dijawab sama sekali. Namun, jangan khawatir! Dalam artikel ini, saya akan membahas 20 cara mudah untuk membuat email keluhan Anda lebih santai dan mendapatkan respons yang diharapkan. Yuk, mulai saja!
1. Kenali Tujuan Email Anda
Pertama-tama, sebelum menulis email keluhan, pastikan Anda sudah mengenali tujuannya. Misalnya, apakah Anda ingin meminta kompensasi atau hanya ingin memberikan umpan balik. Dengan mengetahui tujuan Anda, maka Anda dapat menentukan gaya penulisan yang tepat dan lebih mudah untuk menyampaikan pesan Anda.
Contoh :
Jika Anda ingin meminta kompensasi karena pelayanan yang buruk, maka gaya penulisan Anda dapat lebih tegas dan langsung ke point. Namun, jika Anda hanya ingin memberikan umpan balik, maka Anda dapat menggunakan kata-kata yang lebih santai dan friendly.
2. Gunakan Gaya Bahasa Santai
Untuk membuat email keluhan Anda lebih efektif, gunakanlah gaya bahasa yang santai dan ramah. Cobalah untuk menggunakan bahasa sehari-hari agar pesan Anda lebih mudah dipahami dan lebih dekat dengan hati mereka yang membaca.
Contoh:
Bukannya menulis “Saya tidak puas dengan pelayanan Anda”, cobalah menulis “Maaf ya, saya agak kecewa dengan pelayanan yang saya terima kemarin”. Dengan begitu, pesan Anda terdengar lebih santai dan tidak terkesan menyalahkan.
3. Sertakan Detail yang Jelas
Agar email keluhan Anda lebih mudah dipahami dan direspon, sertakanlah detail yang jelas tentang masalah Anda. Jangan lupa untuk menyebutkan tanggal, waktu, dan tempat kejadian. Detail yang lengkap akan membantu mereka yang membaca untuk memahami dan menindaklanjuti masalah Anda dengan lebih mudah.
Contoh:
Jangan hanya menulis “Pelayanan buruk”, tetapi tuliskanlah detail yang lebih spesifik. Misalnya, “Saya menunggu selama 30 menit untuk mengambil pesanan saya dan ketika dipanggil, pesanan saya sudah dingin”. Dengan begitu, pihak yang membaca email Anda dapat langsung mengetahui masalah Anda dan menindaklanjuti dengan lebih cepat.
4. Jangan Menggunakan Kata-Kata Kasar
Meskipun Anda sangat kesal dengan pelayanan yang buruk, hindarilah menggunakan kata-kata kasar dalam email keluhan Anda. Hal tersebut dapat menimbulkan reaksi negatif dari pihak yang membaca dan membuat mereka lebih sulit untuk merespon email Anda dengan efektif.
Contoh:
Jangan menulis “Pelayanan di restoran kamu parah banget!”, tetapi cobalah menulis “Maaf ya, saya agak kecewa dengan pelayanan yang saya terima kemarin”. Dengan begitu, pesan Anda terdengar lebih santai dan tidak terkesan menyalahkan.
5. Sertakan Foto atau Bukti Pendukung
Agar email keluhan Anda lebih kuat dan terpercaya, sertakanlah foto atau bukti pendukung yang menunjukkan masalah Anda. Misalnya, foto makanan yang dingin atau lembar tagihan yang salah. Dengan begitu, pihak yang membaca email Anda akan lebih percaya dan dapat menindaklanjuti masalah Anda dengan lebih efektif.
Contoh:
Sertakan foto makanan yang dingin atau lembar tagihan yang salah dengan keterangan yang jelas. Misalnya, “Seperti inilah kondisi makanan yang saya pesan ketika saya menerima pesanan saya” atau “Ini adalah lembar tagihan saya dan jumlahnya berbeda dengan pesanan yang saya terima”.
6. Sertakan Solusi yang Diinginkan
Agar email keluhan Anda lebih efektif, sertakanlah solusi yang Anda harapkan. Misalnya, apakah Anda ingin kompensasi atau hanya ingin minta maaf. Dengan memberikan solusi yang jelas, pihak yang membaca email Anda akan lebih mudah untuk menindaklanjuti masalah dan memberikan respon yang diharapkan.
Contoh:
Jika Anda ingin meminta kompensasi, jangan lupa untuk menyebutkan jumlah yang Anda harapkan atau jenis kompensasi yang Anda inginkan. Misalnya, “Saya harap bisa mendapatkan voucher diskon sebesar 10% untuk kunjungan selanjutnya” atau “Saya harap bisa mendapatkan pengembalian uang sebesar Rp. 100.000”.
7. Sertakan Nama dan Kontak Anda
Agar pihak yang membaca email keluhan Anda dapat merespon dengan efektif, pastikan untuk menyertakan nama dan kontak yang dapat dihubungi. Dengan begitu, mereka dapat langsung menghubungi Anda untuk memberikan tanggapan atau solusi yang diharapkan.
Contoh:
Sertakanlah nama dan nomor telepon atau alamat email yang dapat dihubungi. Misalnya, “Nama saya adalah Ayu Fitriani dan saya dapat dihubungi melalui nomor telepon 081234567890 atau alamat email ayu.fitriani@gmail.com”.
8. Jangan Mengirim Spam Email
Sebelum Anda mengirimkan email keluhan, pastikan Anda hanya mengirimkan satu email dengan detail yang jelas. Hindari mengirimkan email berulang-ulang yang sama karena hal tersebut dapat dianggap sebagai spam email dan membuat mereka yang menerima email tidak merespon atau bahkan memblokir Anda.
Contoh:
Jangan mengirimkan email berulang-ulang yang sama dengan pesan yang sama.
9. Hindari Mengancam atau Membuat Teror
Hindari mengancam atau membuat teror dalam email keluhan Anda. Hal tersebut dapat menimbulkan reaksi negatif dari pihak yang menerima email dan dapat membuat masalah Anda semakin buruk.
Contoh:
Jangan menulis “Saya akan menulis review buruk tentang restoran Anda di media sosial” atau “Saya akan mengajukan tuntutan hukum jika Anda tidak menyelesaikan masalah ini”. Hal tersebut dapat dianggap sebagai ancaman dan dapat membuat masalah Anda semakin buruk.
10. Sertakan Fakta dan Data yang Mendukung
Agar email keluhan Anda lebih kuat dan terpercaya, sertakanlah fakta dan data yang mendukung masalah Anda. Misalnya, aturan atau ketentuan yang dilanggar atau standar kualitas yang tidak terpenuhi. Dengan begitu, pihak yang membaca email Anda akan lebih percaya dan dapat menindaklanjuti masalah Anda dengan lebih efektif.
Contoh:
Sertakanlah fakta atau data yang mendukung masalah Anda dengan keterangan yang jelas. Misalnya, “Pelayanan yang buruk sudah dilaporkan oleh 10 pelanggan lainnya” atau “Makanan yang saya pesan seharusnya dihidangkan dengan temperatur 70 derajat Celsius, tetapi makanan yang saya terima hanya 50 derajat Celsius”.
11. Jangan Menulis Email Keluhan Saat Emosi
Jangan menulis email keluhan saat emosi. Biarkan diri Anda tenang terlebih dahulu dan cobalah untuk memikirkan pesan Anda dengan bijak dan objektif. Hal tersebut akan membantu Anda untuk menulis email dengan lebih efektif dan dapat mendapatkan respon yang diharapkan.
Contoh:
Jangan menulis email keluhan saat Anda sedang marah atau kesal. Biarkan diri Anda tenang terlebih dahulu dan cobalah untuk memikirkan pesan Anda dengan bijak dan objektif.
12. Gunakan Judul yang Menarik
Agar email keluhan Anda lebih menarik dan mudah untuk dibaca, gunakanlah judul yang menarik dan menggoda. Judul yang menarik akan membuat mereka yang membaca email Anda merasa tertarik dan ingin membaca lebih lanjut.
Contoh:
Gunakanlah judul yang menarik dan menggoda. Misalnya, “Kisah Saya di Restoran yang Mengecewakan” atau “5 Alasan Kenapa Saya Kecewa dengan Pelayanan Anda”.
13. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Untuk membuat email keluhan Anda lebih efektif, gunakanlah bahasa yang mudah dipahami dan dekat dengan hati mereka yang membaca. Hindari menggunakan bahasa teknis atau kata-kata yang sulit dipahami karena hal tersebut dapat membuat pesan Anda sulit dimengerti.
Contoh:
Cobalah menggunakan bahasa sehari-hari agar pesan Anda lebih mudah dipahami. Misalnya, “Kami sedang mengalami masalah” atau “Kami kecewa dengan pelayanan yang kami terima”.
14. Jangan Menulis Email Keluhan dengan Huruf Besar Semua
Hindari menulis email keluhan dengan huruf besar semua karena hal tersebut dapat dianggap sebagai tindakan yang tidak sopan. Gunakanlah huruf besar hanya pada kata-kata penting dan hindari menggunakan huruf besar semua.
Contoh:
Hindari menulis email keluhan dengan huruf besar semua. Gunakanlah huruf besar hanya pada kata-kata penting seperti “SANGAT KECEWA” atau “MENUNGGU LAMA”.
15. Sertakan Tabel untuk Detail yang Lebih Jelas
Agar email keluhan Anda lebih mudah dipahami dan terlihat rapi, sertakanlah tabel untuk detail yang lebih jelas. Misalnya, tabel untuk daftar makanan yang Anda pesan dan waktu yang dibutuhkan untuk menunggu pesanan.
Contoh:
Sertakanlah tabel dengan kolom untuk daftar makanan yang Anda pesan dan kolom untuk waktu yang dibutuhkan untuk menunggu pesanan. Dengan begitu, pihak yang membaca email Anda akan lebih mudah memahami masalah Anda.
| Daftar Makanan | Waktu Tunggu |
|---|---|
| Nasi Goreng | 30 Menit |
| Mie Ayam | 45 Menit |
| Gado-gado | 60 Menit |
16. Jangan Menggunakan Slang atau Bahasa ANgka
Hindari menggunakan slang atau bahasa angka dalam email keluhan Anda. Hal tersebut dapat membuat pesan Anda sulit dipahami dan menimbulkan kesalahpahaman pada pihak yang menerima email.
Contoh:
Hindari menggunakan slang atau bahasa angka dalam email keluhan Anda. Misalnya, “Makanannya gak enak banget” atau “Gua dah tunggu 90 menit”.
17. Gunakan Paragraf yang Singkat
Untuk membuat email keluhan Anda lebih mudah dibaca dan dipahami, gunakanlah paragraf yang singkat dan jelas. Hindari menulis paragraf yang panjang dan membingungkan.
Contoh:
Cobalah memecah pesan Anda menjadi beberapa paragraf yang singkat dan jelas. Misalnya, paragraf pertama untuk mengenalkan masalah Anda, paragraf kedua untuk memberikan detail yang lebih jelas, dan paragraf ketiga untuk memberikan solusi yang diharapkan.
18. Sertakan FAQ untuk Pertanyaan yang Sering Diajukan
Agar email keluhan Anda lebih mudah dipahami dan terlihat lengkap, sertakanlah FAQ (Frequently Asked Questions) untuk pertanyaan yang sering diajukan. FAQ akan membantu Anda untuk menjawab pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh pihak yang menerima email.
Contoh:
Sertakanlah FAQ dengan pertanyaan dan jawaban yang sering diajukan. Misalnya, “Apa yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah saya?” atau “Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah saya?”.
19. Jangan Menulis Email Keluhan dengan Kalimat yang Panjang
Hindari menulis email keluhan dengan kalimat yang panjang dan rumit. Hal tersebut dapat membuat pesan Anda sulit dimengerti dan sulit dibaca oleh pihak yang menerima email.
Contoh:
Gunakan kalimat yang singkat dan jelas agar pesan Anda mudah dimengerti. Misalnya, “Saya menunggu selama 30 menit untuk mengambil pesanan saya dan ketika dipanggil, pesanan saya sudah dingin”. Dengan begitu, pesan Anda terdengar lebih santai dan tidak terkesan menyalahkan.
20. Akhiri Email dengan Ucapan Terima Kasih
Agar email keluhan Anda terlihat lebih sopan dan ramah, jangan lupa untuk mengakhiri email Anda dengan ucapan terima kasih. Hal tersebut dapat membuat pihak yang membaca email Anda merasa lebih dihargai dan membuat mereka lebih bersedia untuk memberikan solusi atau respon yang diharapkan.
Contoh:
Sertakanlah ucapan terima kasih di akhir email Anda. Misalnya, “Terima kasih sudah membaca email saya dan memperhatikan masalah yang saya alami” atau “Saya berharap dapat mendapatkan solusi yang memuaskan dan terima kasih atas perhatian yang diberikan.”